時間の節約!お客様へ自動案内メール設定を行おう【海外サイト】

こんにちは、ファイブスターコーポレーションです。

ご宿泊の前にお客様へ事前にご案内したい内容があった場合どうされていますか?
国内サイトは、プラン内容に記載しお知らせすることが可能ですが、海外サイトはプランに記載できる内容が任意でできないため限られてきます。
そのため海外サイトはご予約されたお客様へ一件一件メールでご連絡を行う必要がございますが、業務も多い中一つ一つ送るのは手間がかかりますよね。

実は海外サイトの設定で、お客様へ自動的にメールをご案内できる機能がございます。
今回は、メールの返信と作業にかかる時間の節約ができる機能の設定方法をご説明したいと思います。

【1】Booking.com の設定方法

最初にBooking.comの設定方法をご説明いたします。
まず、メニューの「宿泊施設」内の「メッセージ機能の設定」ページを選択。

そうすると「メッセージの定型文」があるのでそれを選択し、「新しい定型文を作成」を選択しテンプレートを作成します。

下にある「+宿泊者名(名)」や「+チェックイン日」「+チェックアウト日」の項目を定型文に含めると、送信先のお客様のご予約情報が自動的に入力、ご案内されます。

画像のテンプレートは日本語になるので①の定型文の言語は「日本語」を選択します。
もし別の言語も登録したい場合は②の「+定型文の言語の追加」を選択すると追加で別言語のテンプレート入力画面が出てきますのでそこで登録できます。③の「画像の添付」で画像を送る事も可能です。

テンプレートが完成したら④の「続ける」を選択します。
すると次のページで定型文の名前やトピックを設定し「定型文を保存」でテンプレートの作成完了です。

次に自動送信設定を行います。
メッセージ機能の設定画面の「定型文の自動送信」を選択し、「新しく自動送信を設定する」を選択。

自動送信するタイミングを選択します。
今回「ゲストの予約時」は既に設定されているので「ゲストのチェックイン前」を選択します。
チェックイン前の当日、前日、3日前、7日前が選べるみたいです。
ご案内のタイミングを選択した後は、自動送信する定型文と既定の言語を選択し「保存」で完了です。

【2】Expedia の設定方法

次はExpediaでの設定方法をご説明いたします。
管理画面ログイン後、左メニューの「お客様とのやり取り」の中の「メッセージ」を選択。

画面が切り替わるので新しいテンプレートを作成します。

Booking.comの様に、①の送信先のお客様のご予約情報が自動的に入力ご案内の機能や、②画像の添付もできますが、Expediaは言語を分けることができません。
なので、日本語説明の下に英文での説明も記載すると海外のお客様も確認しやすいかもしれませんね。

テンプレートを入力したら①「送信日の指定」を選択し、②自動送信するタイミングを設定し③「保存」を選択で完了です。

【3】agoda の設定方法

agodaは自動送信メール設定機能がありませんが、agoda側がご予約されたお客様へ送るメールと一緒にご案内したい内容を送る事が可能です。
ご案内したい内容をPDF画像として作成し、Agodaのカスタマーサポートへお電話し依頼をかける事で設定ができます。
※添付できるファイルサイズは2BM以下2ページ以内

【4】さいごに

お客様が増えてくるととてもありがたい一方、お問い合わせも多くなってきます。
お問い合わせが多い内容を事前にまとめ、自動送信メールを設定し少しでも業務やトラブルを減らすように対応、販売してみるのはいかがでしょうか。

このような細かな設定等はもちろん、販売戦略や課題解決のための施策をご提案しながら施設様をサポートしております。
何か気になる事があれば、まずはお気軽にお問い合わせください。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

ファイブスターコーポレーションでは、ホテル・宿泊施設の集客や運営に
お困りの事業主様・オーナー様をサポートする様々なサービスを提供しています。
まずはお気軽にご相談ください。

ファイブスターコーポレーションの紹介動画はこちら⇓

関連記事

カテゴリー

最近の記事

  1. 時間の節約!お客様へ自動案内メール設定を行おう【海外サイト】

  2. 販促のすゝめ!Photoshopの生成AI機能をご紹介

  3. 【海外OTA】手仕舞い日変更手順のおさらい~Agoda編~

  4. パレートの法則 ~売上の8割は2割の商品から生み出される!?~

  5. ホテル経営者・マーケター必見!STP分析で見えるホテルの差別化戦略

お問い合わせINQUIRY

お気軽にご相談をください。

宿泊施設の運営にお困りの事業主様、これから宿泊施設を運営したいとお考えの方
ご質問・ご相談などお気軽にご相談ください。

お問い合わせはこちら

採用情報RECRUITMENT INFO.

私たちと一緒に働きませんか

明るく、人と接することが好きな人で向上心がある人をお待ちしております。
(ホテル業・観光業・旅行業・営業職の経験者を優遇)

採用情報はこちら

TOP