【人手不足対策】現場の負担を減らすDXでんわ｜機能と活用方法とは？

【1】はじめに

ホテル業務において欠かせないものの一つが「お客様とのやり取り」です。
近年では無人フロントやセルフチェックインなど、省人化・自動化が進んでいますが、それでもお客様とのコミュニケーションが不要になることはありません。

予約内容の確認、チェックイン時間、荷物預かり、アクセス案内など、やはり電話でのお問い合わせは今なお多いのが実情ではないでしょうか。
メールやチャットが普及しているとはいえ、「すぐに確認したい」「今すぐ答えが欲しい」というニーズに電話は強く、現場では避けて通れない業務となっています。

しかし、この当たり前の電話対応が、知らず知らずのうちに現場の負担になっていることも多いのではないでしょうか。
「電話対応に追われて本来の業務に集中できない」
「人手が足りず、電話に出られない時間帯がある」
こうした悩みは、多くのホテル現場で共通する課題です。
そのような現場の声に応える仕組みとして誕生したのが、「DXでんわ」です。

「DXでんわ」は、ホテルにかかってくるあらゆる電話対応を自動化・効率化する電話AIエージェントです。
人に代わって一次対応を行い、電話業務をもっとスマートに、もっとシンプルにしてくれます。
では、「DXでんわ」とは具体的にどのようなものなのか、次で詳しくご説明させていただきます。

【2】「DXでんわ」とは

まずは、多くのホテル現場で共通する電話対応のお悩みを整理してみましょう。

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　1．集中力が途切れてしまう　
フロント業務や事務作業、現場管理に集中している最中に電話が鳴ると、業務は強制的に中断されます。
特に売上管理、シフト調整、企画業務など、思考力を要する仕事では影響が大きく、電話が終わった後も元の集中状態に戻るまで時間がかかります。
「何をしていたか思い出すところから再スタート」
そんな経験は、現場スタッフなら誰しも心当たりがあるのではないでしょうか。

　2．業務効率が下がる　
電話対応は突発的に発生し、業務計画を乱します。
1件あたりは短時間でも、回数が重なることで本来の業務時間を圧迫し、結果として残業や業務遅延につながるケースも少なくありません。
さらに、通話後のメモ作成、関係部署への共有、折り返し対応など、電話の後処理にも意外な時間を取られるのではないでしょうか。

　3．心理的な負担が大きい　
電話は相手の表情が見えない分、言葉選びや対応に細心の注意が必要です。
クレームや急ぎの要件の場合、スタッフの精神的負担は大きく、モチベーション低下の原因にもなります。
特に電話対応が苦手なスタッフにとっては、日々の大きなストレス要因となりがちです。

　4．聞き間違い・伝達ミスが起こりやすい　
電話は即時対応が求められるため、聞き間違いやメモ漏れが発生しやすいという弱点があります。
メールやチャットのように履歴が残りにくく、「言った・言わない」といったトラブルに発展するリスクもあります。

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電話対応は日常業務でありながら、実は非常にハードルが高い業務です。
そこで生まれたのが、電話対応をデジタルで最適化「DXでんわ」という考え方です。

「電話対応に追われて本来の業務に集中できない」
「不要な営業電話を減らしたい」

こうした現場の声に応える仕組みとして、DXでんわが最適です。
「DXでんわ」が実現する3つの価値として以下がございます。

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　1．電話対応を自動化し、業務中断を最小化　
自動音声応答により、一次対応やよくある問い合わせを自動化できます。

たとえば
チェックイン時間は何時ですか？
荷物は預けられますか？
駐車場はありますか？

といった定型質問は、「DXでんわ」が自動で対応できるように設定、
営業電話も人を介さず完結でき、スタッフは本来の業務に集中できます。

　2．365日24時間対応で機会損失を防止　
チェックイン・アウトの時間帯、繁忙期、年末年始など、「電話に出られない瞬間」は必ず発生します。

「DXでんわ」なら24時間365日対応が可能です。
通話内容は録音、テキスト化も可能なため、要件を即座に共有できます。
折り返し対応もスムーズになり、重要・緊急な電話を取りこぼさない環境を構築できます。

　3．着信を可視化し、顧客満足度を向上　
「DXでんわ」は通話の録音やテキスト化が可能なため、「誰から」「いつ」「どんな要件で」電話があったのかを一元管理できます。
人による聞き間違いやメモ漏れを防ぎ、対応品質を安定させることができます。
履歴を可視化することで 応対品質の改善・クレーム予防・顧客満足度の向上 にもつながります。

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「DXでんわ」は、日々の電話業務による負担を大幅に軽減してくれる、心強いツールです。
電話対応に追われがちな現場に余裕を生み出し、本来注力すべき業務に集中できる環境を整えてくれます。

では、「DXでんわ」では実際にどのようなことができるのでしょうか。
次は、具体的な機能について詳しくご紹介させていただきます。

【3】機能紹介～「DXでんわ」でできること～

ここからは、実際に「DXでんわ」でご利用いただける主な機能について7つご紹介いたします。
「DXでんわ＝音声ガイダンス」と思われがちですが、「DXでんわ」はそれだけにとどまらず、電話対応の効率化や業務負担の軽減を目的としたさまざまな機能を備えています。
それでは、具体的にどのようなことができるのか、順に見ていきましょう。

① AI音声対応について

「DXでんわ」では、AIによる音声対応が可能です。
AIが電話口でのお客様の発話内容を聞き取り、用件に応じて適切なフローや担当者へ自動で振り分けを行います。
また、よくあるご質問（営業時間・アクセス・予約方法など）については、AIがその場で自動案内を行うため、従来のように「ガイダンスを最後まで聞いてボタン操作をする」といったお客様の手間もありません。
スムーズに目的の窓口へ案内できる点が大きな特徴です。

②分岐設定（シナリオ設定）

「予約に関するお問い合わせ」「緊急のご連絡」「その他のお問い合わせ」など、音声ガイダンスによる分岐設定が可能です。内容ごとに適切な案内や担当へ振り分けることができ、更に「電話転送」「事前ヒアリング」「音声録音」「SMS送信」などの設定でき、電話応対だけでない対応も行えます。
施設・企業様の運用に合わせたフロー設計ができるため、無駄な対応を減らすことが可能です。

③用件録音・AI要約

お客様からの用件は自動で録音され、音声内容はテキスト化されます。
全文の書き起こしに加え、AIによる要約文も生成されるため、問い合わせ内容を具体的かつ迅速に把握できます。
さらに、AIが「誰が・何を話したのか」を分離してテキスト化するため、ブラックボックス化しがちな1対1の電話対応を“見える化”することができます。
クレームやカスタマーハラスメントなど、トラブル発生時の証拠保全や再発防止策の検討材料としても活用可能です。

④SMS送信

音声だけでは伝えにくいアクセス情報や詳細な料金案内、URLなどを、テキスト情報として自動でSMS送信することが可能です。聞き間違いや伝達漏れを防ぐことができるため、お客様にとっても分かりやすく、
スタッフ側の説明負担軽減にもつながります。

⑤ ブラックリスト機能

迷惑電話や営業電話など、対応が不要な番号をブラックリストに登録することで、着信を自動でブロックしたり、特定の案内へ誘導することが可能です。
不要な電話対応を減らすことで、現場の業務に集中できる環境づくりに貢献します。

⑥ ホワイトリスト機能

重要な取引先や社内関係者などはホワイトリストに登録することで、優先的に着信させたり、直接指定先へ転送することが可能です。
「大事な電話を取り逃さない」仕組みを構築できる点も、「DXでんわ」の大きな特長です。

⑦レポート機能

用件内容や対応状況はレポートとしてリアルタイムで確認できます。
問い合わせ件数や内容を可視化することで、よくある問い合わせの傾向把握や、フロー改善・人員配置の見直しなどにも活用可能です。
電話対応を感覚ではなくデータで把握できる点も、DXならではのメリットといえます。

【4】活用事例：導入事例を参考に簡単な効果を紹介

さて、様々な機能がある「DXでんわ」ですが、実際に宿泊施設ではどのようなケースで利用が可能でしょうか。実際に導入された事例をいくつかご紹介いたします。

①各部門への取り次ぎの手間が無くなった！

②言語の壁を払拭。急な外国語にも落ち着いて対応することが可能に！

③よくある質問は公式HPへ。SMS送信機能の活用により、電話対応を削減！

上記の通り、一番のメリットは電話対応に要する時間の削減でしょう。
電話対応のオペレーションが減ると、現地でお迎えするお客様へのご対応にしっかりお時間を設けられるほか、働くスタッフの負担を減らすことが可能となります。
その他、属人化の解消や人材不足の解消に繋がる便利なサービスですね。

【5】費用：ミニマム/オプションなど

「DXでんわ」は「月額料金」＋「着信件数や機能利用に応じた従量課金」のシンプルな料金体系！
ほとんどの機能が使えて月額10,000円/月～利用が可能です。
一月あたりの電話の件数に応じて30件までを基本料とするお試しのセルフプランから、
最大1,000件までを基本料に含めたプレミアムプランまで、幅広くプランの用意があります。

また、導入にあたり、ご希望に応じて2週間の無料トライアルもあり、実際の使い心地を確かめていただいたうえで、正式なプランや運用方法を確定できるため不安も少なく導入いただけます！
上記の料金表の他、より詳細に設定をされたい場合、施設規模が大きい場合など、施設によって個別見積もりとするカスタムプランもございます。
施設のDX化を促進する便利なサービスに間違いないため、気になる場合はまずはお気軽にお問合せしてみてはいかがでしょうか。

【5】おわりに

電話対応は、これまで「人が対応するのが当たり前」とされてきた業務のひとつですが、
「DXでんわ」を活用することで、日々の電話応対による負担を少しずつ軽減することが可能になります。

用件ごとにフローを分けて対応を細分化することで、属人化を防ぎ、よりシンプルで分かりやすい運用が実現できると考えております。
特に、「人手不足に悩んでいる」「電話対応が現場業務の大きな負担になっている」といった課題をお持ちの施設・企業様にとって、「DXでんわ」は一つの有効な選択肢となるのではないでしょうか。

近年、現場の人手不足は多くの企業・施設共通の課題となっています。
限られた人員の中でも業務が円滑に回るよう、現場の負担を少しでも軽減できる仕組みとして、ぜひ「DXでんわ」の導入をご検討いただければと思います。
当社ではコンサルティング業務とあわせて「DXでんわ」のご紹介も行っております。
ご興味をお持ちの方、ご検討中の方がいらっしゃいましたら、お気軽にお声がけください。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。