Webコンサルタント、Webディレクターなら知っておきたい、メールの基本ポイント!

こんにちわ。最近、沖縄も肌寒くなり秋かな~と感じるこの頃のザキヤマです。
あ、ザキヤマっていってもみなさん「くる~」とかやりませんので、あしからず。(古っ!w)

ディレクターやコンサルティングに携わっている方々は、お客様とのやり取りでメールを送る回数が多いかと思います。多数の案件を抱えている場合は、たくさんのお客様とやり取りする為、注意散漫になる場合があります。

ここではここをメールの基本的なポイントを記載します。

▼目次

●見直しするべきところ
●ダメなこと!
●表現の認識
●まとめ

見直しするべきところ

メールを送るときでも、私は以下の項目を見直しています。
この見直しを習慣化していけば、送信ミスが起こる確率が格段に下がることでしょう。

●送り先
●名前・社名
●添付ファイル忘れ
●添付するファイル
●誤字

基本的な部分ではありますが、お客様とのやり取りで送り先等が間違っていた場合は、
お客様の個人情報が洩れる可能性があります。

その為、必ず送り先と名前・社名が一致しているか確認しましょう。

ダメなこと!

次にビジネスマンとして、お客様とメールででやり取りする際に、
基本的にやってはいけないことを以下に表記します。

●顔文字、絵文字使用の使用
●言葉遣い
●全てメールで完結

担当者とお客様との関係性にもよりますが、
基本顔文字や絵文字などは避けるべきです。

人によっては全然いいよ!と言ってくださるお客様もいるかと思いますが、
中には好まないお客様もいることを考慮しましょう。

また、メールによっては使い回しの言葉等で良くない印象を与えてしまう可能性もある為、
簡潔に伝えるのがベターです。

最後に、電話で直接お客様へ伝える必要がある場合は、
メールで簡潔に伝えるのではなく、
お客様と積極的にコミュニケーションをとるよう心掛けましょう。

表現の認識

「お世話になっております。」

いつもお世話になっているお客様へメールを送る際は、上記の表現はオーソドックスな表現かと思います。ただ、最初のお客様へ伝える際に、「お世話になっております。」では違和感を与える可能性がある為、「初めまして」「突然のご連絡で失礼致します。」のような前置きで伝えると違和感を与えることはありません。また紹介や担当変更の場合では、その後に「〇〇より~」と付け加えるとより一層イメージすることができます。

「ご苦労様です。」

「ご苦労」は自分よりも目下の人へ使う言葉で、目上の人に対して使う言葉でありません。
したがってメールでも「ご苦労」は使わないようにしましょう。

まとめ

ビジネスマンにとってメールは、お客様と仕事をスムーズに進めていく為の「コミュニケーションツール」です。
その為、最低限のマナーだけはわきまえておく必要があります。お客様と良好な関係を築いていく為には、相手の事を尊重し、あの人のメールは読みやすいと思ってもらえるようなメールを送れる様、精進していきましょう。

この記事を書いた人

崎山大介
崎山大介クリエイティブ事業部 マネージャー
『ありがとう』という言葉をいただけるよう頑張ります!
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